首佳汽车美容管理软件功能说明书

汽车美容行业概述：
A、需求分析
作为汽车后市场的重要组成部分汽车美容行业在短时间内吸引了一大批富有远见的投资者，由于借鉴了国外及港台地区的成熟经验，加盟连锁和直营连锁成为汽车美容行业最常见的业态。然而一个新兴行业的发展初期必然要经过一个群雄纷争的阶段，如何增强品牌竞争力提高客户忠诚度是现阶段每一位创业者最关心的问题。业界目前的情形是跑马圈地者众但却连而不锁，形不成规模效益，连锁经营如果流于形式将影响到整个行业的健康发展，一些目光长远的经营者为此深为忧虑，也许完全贯彻连锁经营的实质性理念还要假以时日，但至少从形式上讲应当首先让消费者能够体验到连锁经营的统一服务，但现实的问题是A消费者办的美容卡必须在A店享受服务，即便A店和当地的B店、C店理论上是连锁的。仔细分析，这其中固然有经营理念方面的原因，但从技术上讲缺乏经济适用、成熟可靠的运营手段也是一个相当重要的因素。

B、系统概述
本系统假定的业务模型是由任一分店（连锁店）发卡、消费，然后将卡消费明细上传到总店（可以是连锁机构的总公司或者任意一家有足够同行公信力的公司）。只有总店才能对卡类型进行定义，分为消费卡和美容卡，其中消费卡可以用来作结算划款，美容卡只可以针对固定的服务项目；总店对消费卡充值、对美容卡确定服务项目。卡消费明细由分店上传到总店进行分类汇总。


一、软件特点：

首佳汽修美容管理系统是一套专业的汽车行业管理软件，具有专门针对汽车维修、美容流程管理的管理软件(包括维修管理、配件管理、售后服务、财务管理、客户关系管理、美容会员卡管理等)；功能模块包括接车、派工、领料、退料、审核、结算（包括正表、附表）、入帐、三包索赔、维修类型统计、客户跟踪、流失、新增、车牌统计、维修员工资提成、维护类型跟踪提示、美容卡管理、会员积分、短信群发、经营日报表、经营状况表、月结盘点表等综合报表统计,提供一系列的优质服务。接车单、结算单、销售单等均提供多样化的打印格式，基础资料提供导入与导出功能、数据库备份与恢复、数据清空功能、还可将所有单据导出Excel。功能强大、通用性、界面友好、操作简便、功能实用。更是汽车维修软件、汽车配件软件、客户管理软件、汽车美容软件的完美结合而成的一款专业汽车维修管理软件。

　　系统专业先进稳定，模块设计简洁实用，共有维修业务、维修报表、配件业务、配件报表、库存管理、客户管理、财务管理、系统管理、美容会员卡管理九大功能模块，每一个功能在设计上都本着“简单、实用、易学、高效”的原则，力求操作直观方便，为管理节省人力、物力。

二、主要功能介绍：

1）维修业务管理　　

1.1 委托单(接车登记)

　　客户前来修车，首先是由修理厂有经验的接车员听顾客陈述故障现象。然后在前台接待的电脑进行基本情况登记和故障现象记录。与客户磋商，确定计划的修理项目和计划用料。在接车登记模块，接车员需录入客户和车辆的基本信息，如客户名称、车牌号、修理类别（大、中、小修等）、维修性质（维修、保险、三包、索赔），如客户已经来厂修理过，则客户信息和车辆信息可以从档案库中直接调取。业务员录入客户的修理定额后，在修理中如出现需要改变、调整修理计划的需要跟客户协商。有经验的接车员在录入车辆信息后，还可根据情况录入相应的故障、维修、用料信息，并打印对应的委托修理单，并由客户签名同意。如果有其它服务项目比如洗车、拖车、代办保险等费用可以在其它费用栏中输入，也可以在结算单输入这些费用。

1.2 车辆车间派工、调度及修理

　　客户车辆转入车间后，在车间应确定其故障现象、维修项目及维修中所需的用料信息后，就可进行相应的派工与领料。
派工验收：派工方式分为按金额比例派工、按固定工时派工两种派工方式，系统支持一个项目派给多个人、多个项目派给一个人等多种派工方式，业绩考核定额、分配比例也可由用户自行修改。客户还可根据管理需要按修理单、按班组打印派工单。修理完毕后，还可在本模块录入项目的验收、完工信息。快修店也可根据公司实际情况选择不录入此模块的信息，直接转入结算模块。已经修理好的车辆经过车间检测、试车等工作，确认完成修理工作后，由车间主管在车间调度中将本委托修理单的单据状态审核为审核未结算、转由财务处理。

1.3 维修领料出库
根据委托单的用料计划，库房办理配件出库手续。本系统通过计划与实际领用控制，一方面加强了业务与库房资源的共享，一方面有效降低了库房出错概率，同时便于库房提前备货。本系统的材料领用等相关报表只统计实际领料的数据。


1.4 维修结算处理

　　客户车辆在车间修理完毕后，完工的委托修理单即可转入维修结算单进行结算处理。结算处理按修理类别的不同，分为三种：由客户自己付款结算；保修、返修业务结算的零金额结算；与保险公司的结算，即“保险、索赔”结算。车辆结算单的内容是以车间修理时的维修项目和实际领用材料为依据，自动生成人工费、材料费及管理费。汽修美容版本可以按会员卡，输入卡号系统可进行会员卡结算；入账时可以直接给予客户优惠。如果有其它服务项目比如洗车、拖车、代办保险等费用可以在其它费用栏中输入。如果属大修等修理类别的车，一般需要做跟踪回访等服务，在审核时会根据系统设定的回访提醒天数，自动生成跟踪提醒记录。

1.5 保险跟踪、维修售后服务跟踪、年审车查询
帮客户代办的保险在保险跟踪里输入，处理跟踪提醒的工作。维修售后服务跟踪，可作服务回访的记录和自动提醒；如果用户有服务跟踪提醒的权限，在登录系统时会自动弹出窗口提醒到期跟踪的客户。年审车查询可以根据维修档案来查询需要年审的车辆，把服务做到家，达成更高的客户回头率，防止客户流失。

1.6 各种维修业务统计报表
维修收入利润账：可按日期范围统计时间段内的维修收入、成本、利润等，收入包括修理收入、配件收入、其它费用收入，成本包括工人工资、配件成本、其它费用成本等，利润自动计算。管理部门可根据此报表了解经营状态，一目了然。
维修档案：可按日期范围查询、统计所有维修记录，可按车主、车牌等字段查询。
接车人统计：接车人提成的计算依据
维修工艺统计：统计机修、电工、喷漆等各有多少。还可按维修班组统计。
维修领料账：统计所有领料单汇总账、明细账、财务账等。
其它统计报表有：车主汇总表、客户流失统计、新客户统计、车辆统计、配件材料性质统计、修理项目性质统计、工时统计、维修其它费用统计等等实用报表。

1.7 短信在汽车维修业务中的应用：短信的快速、高效、成本低、免打扰的特点越来越受到大众的喜爱。在维修结算单中可以直接发短信给客户来厂进行结算；保险跟踪、维修售后服务跟踪、年审车查询、维修档案中都可以根据查询结果进行短信群发，快速、高效又减轻了工作量。首佳的短信系统采用集团短信，固定的10位号码，可接受回复的短信。10位固定的短信号码首先在形象上给您的企业加分，不会让客户每次看起来像短信陷阱。

2) 配件进销存管理

　　汽车配件管理主要是对配件的销售、进货、退货、维修领料、库存管理等进行记录和统计。使烦琐的配件管理业务规范化、透明化。在使用系统的配件管理前，需要先对仓库的配件库存信息进行期初的盘库建档处理，以建立与实际仓库库存相符的真实配件进销存管理。只需把汽车配件的名称、数量信息录入相应仓库中即可。

2.1 订货单
也叫采购订货单，可在每月制定相应的采购计划，根据仓库情况和出库情况制作订货单。补充库存计划定期制定一次，如每月月底。补充库存计划，是针对常备库存零件，为了满足日常销售的需要而补充的订货。如果销售是非常平稳和安全库存量足够的话，那么，定期的补充库存计划就可以满足日常销售的需要。但是，由于销售量的起伏性，可能使零件突然缺档。因此，我们每天还应当巡查库存，看看哪些零件的库存已经低于库存低限，对于低于库存低限的零件，应当马上制定紧急订货计划。针对非常备库存的零件，只要发现客户有订货，在紧急订货计划中也要马上反应。在订货入库中可以根据供应商调出所有的订货单，有选择性的入库。也可以在采购入库单中直接选中订货单整单入库。

2.2 入库管理

　　入库管理包括订货入库、采购入库、工具入库、扫描入库、调拨入库、销售退货入库、领料退料、盘盈入库（直接入库），录入配件的供应商、配件名称、编码、规格、价格、数量以及所入的仓库信息，财务复核后进行入帐处理，财务管理模块中会生成相应的入库付款记录。
其中采购入库一般用于未做订货单直接入库，或是一些零散的入库；工具入库指企业内部用的工具、常用消耗性办公用具等；扫描入库针对那些经常大批量入库的用户，可以先在库存中定义好条形码，再到扫描入库中用条码枪扫描配件入库，提高入库效率；入库退货单对发现有问题配件进行退货处理。

2.3 客户订单
如果分销商或客户向公司订货，一般是通过发传真、电话、EXCEL表等方式发来，然后，我们可以将订单录入到本软件的销售订单中，客户订单又可以转化为本软件中的销售单。在订单销售中可以根据客户调出所有未出库的客户订单有选择性的出库，订单销售完成后会自动改写已出库数量。也可以在销售单中直接选中客户订单整单出库。

2.4 出库管理

　　出库管理包括订单销售、销售单出库、领料单出库、扫描销售出库、入库退货出库、调拨出库、盘亏出库（直接减库存）等，录入配件名称、编码、规格、价格、数量、仓库及相关信息，复核后系统自动进行入帐处理，财务管理模块中会生成相应的销售收款记录等。 其中销售单出库一般用于未做订单直接出库，或是一些零散的出库；工具出库指企业内部用的工具、常用消耗性办公用具领用登记等；扫描销售针对那些经常大批量入库的用户，在扫描销售出库中用条码枪扫描配件出库，提高出库效率；入库退货单出库是对发现有问题配件进行退货处理。

2.5 库存管理

　　库存管理包括配件库存查询、库存修改、盘点、报损、配件价格维护、库存警戒线设置及库存报警等功能。管理员可及时通过本系统轻松掌握库存资料、制订相应的进货计划。

2.6 配件业务统计报表
包括：销售出库单查询、入库单查询、订货单明细账、入库汇总账、入库明细账、入库退货明细和汇总账、工具入库账、工具领用出库账、销售明细账和汇总账、销售退货明细账和汇总账、客户订单明细账、配件进销存明细账盘点损益表、库存调拔报表、货品损耗账等等。

3)财务收、付款管理

3.1 财务收款

　　本系统中的财务收款信息包括汽车维修结算后的结算单收款、配件销售收款单、会员卡销售收款单，以及入库退货的的应收款项。在汽修、汽配模块进行了入账业务操作后，财务收款模块会自动记录相应的收款信息。进行各项单据的财务收款操作时，可对某一笔业务进行入账，也可以一次性对多张业务单据进行入账。收款时会自动填写收款金额、收款人、收款日期、收款方式、业务单号、当次应收、实收、优惠等数据，以便于之后财务数据的稽核和统计。对于记帐客户，应记录承诺付款日期，便于款项催收。

3.2 应付帐款结算

　　财务中的应付帐款主要是配件采购时对供应商的配件款项结算，对应的是采购入库、工具入库、订货入库、扫描入库等所有入库单和销售退货单的应付款，与收款类似，财务付款时也需录入付款金额，付款日期、发票号、付款方式、付款人、业务单号、当次应付、实付、优惠信息。

3.3 收付款查询、财务收支汇总账、经营状况统计表

　　包括对应收、应付款查询、已收已付款、收款人汇总等等查询，便于企业及时了解财务状况、资金分布情况。

3.4 财务对账单
包括所有收款单、付款单的对账，可以跟供应商、客户进行一定日期范围内的预收款、应收款、预付款、应付款等等进行对账。

4)财务核算管理

4.1 单车成本核算

　　客户维修结算后，系统可根据维修单和用料单中的维修用料信息，自动计算维修总额、人工成本、材料成本、管理费、业务支出以及修理毛利，方便对修理中的单车成本和毛利进行查询和统计，了解维修利润分布情况，合理进行维修定价，提高企业整体收益。

4.2 配件成本核算

　　系统可在客户维修和销售出库后，统计维修中用料的成本价格、领料价格，以及销售出库时的配件成本价和销售价，整体了解维修以及销售时的成本及毛利。

4.3 员工工时结算

　　在维修登记中如果进行了维修项目派工操作，则在系统中可以根据派工信息核算维修员工的应结算工时和金额信息，并录入已结信息，简单清晰管理维修员工应结算与已结算的工时数据。

4.4 员工业绩考核

　　本模块根据已录入的维修工单和派工单信息，对接车业务员，责任工程师、维修工的业数据进行统计。方便明了掌握员工的工作及业绩状况。

5)工具管理

　　在系统中，维修时要使用的工具与配件是分开入库，工具管理主要管理工具的借出、归还、以及报废情况，通过工具台帐了解现有工具的入库、借出、报废以及库存数量，方便对维修工具的管理。

6) 客户关系管理

6.1 客户档案

　　现代企业的经营管理，越来越重视客户服务、客户反馈、客户信息挖掘分析及客户关怀，留住了客户即是留住了企业的生命线。本系统内的客户关系管理完整、细致而且功能强大，完全等同于一个专业的客户关系管理系统。
在客户管理中，客户档案是录入的一个最主要模块，主要信息有客户的姓名、联系方式、车辆信息、以及生日、客户类型、地区、分类、客户来源等等，字段设置简洁实用，先进合理，除了在此模块可以查询客户的详细资料，且更方便以后对客户多种数据的统计和查询，便于客户管理工作的展开。客户档案除了汽修客户之外可以处理供应商、销售客户、合作伙伴等所有资源，通过客户类型来区分。如果客户是一个企业，还可以建立多个联系人，并记录联系记录，并可以提醒日期自动提醒不错失一个工作安排、不错失一个合作机会。这里还有短信功能，及时联系、问候。

6.2 客户分析模块

　　客户分析包括：客户资料按不同的信息的分析统计、客户价值分析、热销产品分析、销售分析、销售走势、业绩排名等等。

7) 保修索赔业务管理

7.1 售前售后的保修业务处理

　　对于维修中的特殊情况，比如返修、保修和索赔，系统中专门为此设立了独立的处理方式。
返修、保修的客户需在维修中选择“三包”的结算方式。在维修项目性质统计和材料性质统计中可以分别统计。

7.2 索赔业务处理

　　对于保险索赔的维修客户，同样是在维修中选择“索赔”的结算方式，系统会根据已设定好的索赔单价计算维修项目的费用和配件材料金额。

8) 美容会员卡管理
主要的功能包括定义卡的种类、服务项目、积分管理、卡发放（销售）、卡充值、卡的使用、相关统计报表和相关跟踪服务提醒等。

8.1 初始化工作
定义会员卡始资料，包括卡类别、服务项目、卡定义资料、积分规则、积分资料、奖励资料等。

8.2 会员卡销售管理
新增会员卡、增加积分、充值等，记录会员基本信息，比如卡号、会员等级、使用密码、有效期起止、会员卡类别、车主信息、初始积分、充值金额等等。选择卡类别后，服务项目自动加载，卡的应收总金额自动计算。还可查询相关的消费历史记录。

8.3 会员卡使用
a、在维修结算单中，可按会员卡号刷卡，自动带出卡的相关资料，然后在服务项目里选择要使用的项目，点“会员卡消费”即可；在结算单入帐时，不管是使用会员卡的服务项目，还是一般的维修服务，都会自动计算积分；维修折扣、材料折扣根据会员级别而来。
b、在销售单，按会员卡入帐时，自动计算积分；销售折扣根据会员级别而来。
c、在会员卡使用，可以直接按Alt + F5 打开，可以刷卡使用服务项目，还可以用条形码销售商品，这里销售的商品直接从卡里扣金额，而且不会计算积分。

8.4 会员卡销售、使用统计表
统计会员卡销售情况、收款充值账、使用情况统计、积分统计等功能。

8.5 会员跟踪提醒功能
可以自动提醒卡有效期到期、保养期到期、行驶证年审、驾驶证年审、生日等，有提醒权限的在系统登录时能自动提醒。

9) 系统安全管理

9.1 用户权限管理

　　在本系统中，每个操作员都必须使用自己的登录名和用户密码来登录系统，用户采用按模块授权和功能按钮控制的方法，每个用户只能看到已授权的模块信息，只能进行已授权的操作（比如删除单据、新增单据、打印等这些权限是分开的），严格控制了操作员的管理权限，在配件管理部分，还可以对操作员按仓库授权，用户只能查看到已有权限的仓库信息，每一个报表我们都进行了权限控制，通过系统控制有效保证客户数据的安全性。

9.2 数据备份和数据导入、导出

　　系统数据库基于大型规模关系数据库SQL SERVER 2000和Sybase Anywhere开发，SQL SERVER 2000是性价比公认比较高的数据库管理系统，但为了防止病毒侵入或突然断电等事故造成的系统破坏，应该经常对数据进行备份，这样即使操作系统被破坏后，也一样能够把数据备份时的资料信息恢复过来。本系统每隔两天检查备份，可以自动备份数据库，省去了数据库损坏或丢失之忧。
除了数据备份外，本系统还支持部分或全部数据的导出、清除、导入等操作，可进行任意数据的转移操作。
来源：首佳科技